当供应商要求付款时，可以处理预付款以支付购买商品或服务的费用 before 交付货物或接受服务. 预付款项最多可提前90天支付. 不能向主计长债务抵销(CDS)清单上的供应商支付预付款.
- 在每个会计年度的5月和6月-根据CAPP手册允许提前付款的常规预付款发票将在本会计年度支付，并且在6月30日前支付.
- Prepayments are handled by your Accounts Payable Travel Team.
- 参考允许的杂项预付款清单，以确定是否允许预付款.
- 如果有付款截止日期，包括卖方必须收到预付款的日期.
- 如果付款文件没有明确注明“预付款”,“付款将按净额30%支付.
- 各部门负责确保所有的证明文件都转到应付帐款.
- 未能提供所有所需的证明文件可能会延迟预付流程(有关所需文件的列表，请参阅程序6-813)。
- If you are processing a prepayment via eVA, 确保将采购文件副本(明确标记为供应商副本)和所有适用的备份文件发送给应付账款.
- 提交给应付账款旅行处理器的预付款请求准确且完整，将在5个工作日内处理.
- Follow-up -各部门应检查Banner以确保预付款项已张贴. If the prepayment does not show up in Banner, 请跟进应付账款，以确保收到请求 and it can be processed as a prepayment.
请确保您可以通过备忘录要求付款. 在提交要求付款的备忘录时，请包括以下信息:
- Budget Unit Director's original signature
- Purpose of Prepayment (description)
- Vendor Name, Number and Address
- Amount to be paid
- Budget code/sub-object
- 特殊处理说明(邮件支票、存款或提货标记)
允许的各种预付款的最长预付期为90天.
- 组织会员:包括专业组织的员工或机构年会费. As stated above, 机构不得在上一年会员资格到期前90天以上预付年度会员费用. If payment is not done via eVA purchase order, 须由会长或副会长签署正本. (Refer to University Policy #1060, 专业组织及社会俱乐部的机构及个人会员资格).
- 出版物订阅:包括技术和专业出版物的初始和续订年度订阅. As stated above, 机构不得在上一年度申购期满前90天以上提前申购.
- 会议和教育服务:仅限于预收会议注册费, conferences, seminars, and employee workshops. 机构和机构必须合理地确定旅行将按计划进行. 不包括除公共航空公司以外的其他旅行支出. 包括注册表和预批准请求(国际旅行)的副本，如果适用的话.
- 旅游公共运输:仅限于预付费个人旅行的飞机，火车和公共汽车. Excludes rental vehicle expenditures. 参加者姓名、职衔及注册号(如适用).
- 人类受试者付款:包括预付给个人(人类受试者)进行实验研究的费用, engineering projects, and medical projects.
- U. S. 邮政服务采购:限于从美国购买的邮资.S. Postal Service. 不包括快递服务和运费.
- Hotel/Motel Deposits: Limited to one 为代表英联邦旅行的雇员支付酒店/汽车旅馆房间直接账单的夜间押金 no matter what ledger is used. 鼓励使用国家赞助的公司旅行卡，以确保房间确认. 使用公司旅行卡计划的实际预付款将不会在旅行前报销. 一定要写上旅行的目的和旅客的名字. 如果适用，请附上已批准的预批准申请(国际旅行)副本. 如适用，请提供一份参加者的姓名、职称和注册号.
- 电影购买或租赁:仅限于购买或租赁教育或培训和发展电影的付款.
- 广告费:限于预付报纸费用, magazine, journal, and periodical advertisements. Prepayment is recommended. When submitting advertisements for payment, 需要一份广告的撕纸.
- Insurance Premiums - Invoice.
- 许可协议-发票或许可协议.